Tuần nào tôi cũng nhận được câu hỏi này: "Dmitry, chúng tôi mua hàng Việt Nam qua đại lý, mức chênh lệch ăn hết biên lợi nhuận — làm sao để tiếp cận nhà máy trực tiếp?" Tôi hiểu logic. Đại lý thì tiện: không cần bay, không cần nói tiếng Việt, không cần hiểu về C/O. Nhưng sự tiện lợi nào cũng có giá — và thường không phải 5% mà là một con số hoàn toàn khác.
Tôi không phủ nhận: đại lý hữu ích khi mới bắt đầu. Nhưng có một chi tiết thay đổi toàn bộ bài toán mua hàng — hầu hết "nhà máy" mà bạn được bán qua đại lý không phải là nhà máy.
Nhà nhập khẩu đối mặt với vấn đề gì
Sơ đồ có vẻ vô hại. Bạn tìm nhà cung cấp, họ gửi bảng giá, bạn duyệt mẫu, bạn trả tiền đặt cọc. Vấn đề là giữa bạn và cỗ máy sản xuất có thể có một, hai hoặc ba công ty trung gian.
Mỗi bên đều thêm biên lợi nhuận của mình. Mỗi bên đều không chịu trách nhiệm về chất lượng lô hàng. Và mỗi bên đều biến mất khi có khiếu nại.
Nhìn từ thực tế vận hành: các thương hiệu Nga thường làm việc không phải với nhà sản xuất mà với công ty thương mại được gọi là "factory". Đây không hẳn là lừa đảo — đó là thông lệ bình thường ở Việt Nam. Nhưng điều đó không làm bạn dễ chịu hơn.
Cách phân biệt nhà máy với công ty thương mại
Có ba dấu hiệu tôi kiểm tra đầu tiên. Chúng không cần đi thực địa và chỉ mất một buổi tối.
- Mã ngành nghề trong sổ đăng ký. Công ty sản xuất có mã sản xuất (mục C theo phân loại Việt Nam) trong giấy chứng nhận đăng ký. Thương nhân có mã thương mại, mục G.
- Địa chỉ và diện tích. Nhà máy không nằm trong tòa nhà văn phòng ở trung tâm Thành phố Hồ Chí Minh. Nó ở khu công nghiệp — Bình Dương, Đồng Nai, Long An, Hải Phòng.
- Phản ứng với lời mời thăm. Nhà máy sẽ mời bạn đến xưởng. Thương nhân sẽ bắt đầu bịa lý do tại sao "hiện tại không tiện".
Điểm đầu tiên có thể kiểm tra công khai. Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia — National Business Registration Portal — mở bằng tiếng Anh và tiếng Việt. Ở đó hiển thị ngành nghề, vốn điều lệ và chủ sở hữu. Nhập tên công ty — và sau hai phút bạn hiểu mình đang nói chuyện với ai.
Có vẻ hợp lý: nếu trong sổ đăng ký ghi "sản xuất" thì đó là nhà máy. Thực tế — không phải. Mã sản xuất có thể thuộc về công ty cho thuê năng lực sản xuất và không tự làm gì cả. Vì vậy sổ đăng ký chỉ là bộ lọc cấp một, không phải câu trả lời cuối cùng.
Cần yêu cầu gì trước đơn hàng đầu tiên
Tôi không yêu cầu nhà cung cấp "mọi thứ". Tôi yêu cầu một bộ hồ sơ cụ thể — và xem cách họ phản ứng với từng tài liệu.
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Business Registration Certificate) và mã số thuế (MST).
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và Phiếu đóng gói (Packing List) theo mẫu lô hàng của bạn.
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) — mẫu E cho hàng trong khuôn khổ Hiệp định ASEAN, mẫu EUR.1 cho châu Âu.
- Chứng nhận sản phẩm: CFS nếu hàng thuộc kiểm dịch, hoặc tiêu chuẩn chất lượng ngành.
- Dữ liệu về năng lực: số dây chuyền, ca làm việc, sản lượng trung bình mỗi tháng.
Riêng về C/O. Từ năm 2025, Quyết định 467/QĐ-CHQ có hiệu lực — quy định kiểm tra hải quan về xuất xứ hàng hóa. Văn bản quy định cách hải quan đối chiếu ngày cấp C/O với ngày xếp hàng và xử lý ghi chú ISSUED RETROACTIVELY như thế nào. Nếu nhà cung cấp không hiểu vấn đề này — đó là thương nhân, không phải nhà máy.
Phản ứng với yêu cầu tài liệu — bản thân nó đã là chẩn đoán. Nhà máy sẽ gửi bản scan trong ngày. Thương nhân sẽ bắt đầu mặc cả: "sao anh cần cái này, chúng tôi làm việc mười năm rồi".
Điểm mấu chốt nằm ở đâu
Sai lầm chính là nghĩ rằng tiếp cận trực tiếp nhà máy luôn rẻ hơn. Không phải vậy.
Nhà máy cho bạn giá thấp hơn. Nhưng họ không cung cấp dịch vụ gom hàng, không kiểm soát chất lượng tại chỗ, không đóng gói theo tiêu chuẩn sàn thương mại điện tử. Nếu bạn mua năm SKU từ năm nhà máy — bạn sẽ nhận năm container, năm bộ chứng từ và năm vấn đề đau đầu.
Thương nhân cung cấp chức năng khác: họ tập hợp đơn hàng, giữ tồn kho, xử lý logistics. Vì thế họ lấy biên lợi nhuận — và thường là chính đáng.
Vì vậy câu hỏi không phải là "làm sao loại bỏ trung gian". Câu hỏi là — ở đâu trung gian tạo giá trị, và ở đâu họ chỉ đứng trong chuỗi.
Nhìn từ thực tế vận hành
Chúng tôi tại VietSmart đưa các đối tác đến nhà máy Việt Nam không phải năm đầu tiên. Và tôi thấy một mô hình ổn định: các thương hiệu tự đến xưởng sản xuất nhận được giá khác. Không phải vì họ được yêu mến hơn. Mà vì nhà máy thấy đơn hàng dài hạn, không phải giao dịch một lần qua trung gian.
Quan sát thứ hai. Những người yêu cầu đầy đủ bộ chứng từ trước khi đặt cọc hầu như không bao giờ nhận phải lô hàng kém chất lượng. Những người trả tiền theo mẫu và tin vào lời nói — thường xuyên gặp phải.
Thứ ba. Ngành hàng có ý nghĩa. Trong nội thất và dệt may, trung gian nhiều hơn — ở đó dễ ẩn náu. Trong điện tử và bao bì, nhà máy thường làm việc trực tiếp hơn vì họ cần chứng nhận và sản lượng ổn định.
Thương hiệu nên làm gì: năm bước
- Tra cứu nhà cung cấp hiện tại trong Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia và xem mã ngành nghề của họ.
- Yêu cầu bộ chứng từ: BRC, MST, C/O, chứng nhận sản phẩm — trước khi thảo luận giá.
- Kiểm tra địa chỉ sản xuất trên bản đồ: khu công nghiệp hay trung tâm văn phòng.
- Đặt lô hàng thử nghiệm với đại diện của bạn hoặc của chúng tôi đến kiểm nhận.
- So sánh giá nhà máy và giá đại lý trên cùng một SKU — sự khác biệt sẽ cho thấy chi phí thực của trung gian.
Nếu sau đó bạn hiểu rằng đại lý lấy 8% cho việc gom hàng và kiểm soát — điều đó bình thường. Nếu 30% cho việc chuyển thư — bạn đang trả tiền cho không khí.
Bước tiếp theo của bạn
Mở cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp. Nhập tên nhà cung cấp hiện tại của bạn. Xem mã ngành nghề và địa chỉ. Nếu đó là mã thương mại và văn phòng ở trung tâm thành phố — bạn đang làm việc với trung gian, và điều này cần được kiểm tra.
Chúng tôi tại VietSmart thực hiện trọn chu trình: tìm nhà máy theo ngành hàng của bạn, kiểm tra chứng từ, tổ chức thăm xưởng và kiểm nhận lô hàng đầu tiên. Từ yêu cầu đến container sẵn sàng — 60–90 ngày, tùy theo ngành hàng và mùa vụ.
Nhập khẩu trực tiếp không phải là loại bỏ mọi trung gian. Mà là hiểu bạn đang trả tiền cho từng mắt xích trong chuỗi vì điều gì.